W większości firm można do dnia dzisiejszego zobaczyć wielkie pudła, w których przechowuje się wszystkie wystawione dokumenty. Jeśli firma jest duża, to i samych dokumentów będzie sporo, niekiedy trzeba przeznaczyć na nie sporo cennej powierzchni.

W nowoczesnej gospodarce jednym z najbardziej cennych towarów jest wiedza. Mawia się wręcz iż ten kto ma informacje ma władzę. W jakimś sensie jest to zgodne z rzeczywistością. Jednak sama informacja nie wystarczy. Można sobie wyobrazić iż jakaś instytucja posiada bezgraniczną ilość informacji, lecz na nieszczęście jest ona zarejestrowana w antycznym języku, jakiego nikt nie potrafi przeczytać. Nawet gdyby wiadomości w owym zbiorze były najbardziej cenne na globie nic nam to nie da, gdyż nie potrafimy ich odczytać i zinterpretować.

Sekretariat stanowi często niedoceniane miejsce w biurze, którego praca zasadza się na sprawnym załatwianiu przeróżnych spraw biurowych, troszczeniu się o to, by inni pracownicy mieli dostęp do niezbędnych biurowych materiałów i nie tylko. W dużych przedsiębiorstwach sekretariat obsługiwany jest przez kilka osób, co znacznie upraszcza pracę. Jeżeli jednakże pracujemy w nim sami, musimy wszystko dobrze rozplanować.

Posiadanie własnej działalności to nie jest prosta rzecz. Trzeba się zajmować wieloma sprawami jednocześnie. Rzecz jasna warto sporo spraw przekazać na ręce fachowców.

W każdej firmie i w każdym przedsiębiorstwie ważną funkcję odgrywa przechowywanie dokumentów. Jest ich przeważnie niezmiernie wiele, są to rozmaite faktury, umowy i niemało innych papierów, jakie mają ogromne znaczenie dla firmy. Istotne jest to by przechowywać je w dobrych miejscach, dzięki czemu zawsze będziemy mieć do nich nieustanny i niezwykle nietrudny dostęp.